Тема: Документообіг. Ділові папери директора закладу
загальної середньої освіти
Коротка
анотація: Зміст лекційного матеріалу включає основні вимоги щодо ведення ділової
документації у загальноосвітньому навчальному закладі. У лекції надаються
рекомендації щодо ведення окремих нормативних документів, що є обов’язковими,
подаються зразки їх правильного ведення, актуалізуються загальні помилки і
недоліки. Увага приділяється переліку основної документації відповідно до
Інструкції, правилам їх ведення і порядку і термінам їх зберігання.
Наголошується на відповідальності осіб за роботу з документацією.
Актуальність:
Ведення
ділової документації відповідно до нормативних вимог, організація цієї роботи
адміністрацією школи відповідно до нормативних вимог є однією з головних задач
сучасного менеджменту загальної середньої освіти. Головне завдання директора
школи та його заступників – забезпечити системний підхід до роботи з
документацією на рівні адміністрації, педагогічного колективу, громадських
організацій з урахуванням сучасних вимог, технічного забезпечення, підготовки
кадрів, умов для утримання і зберігання документації.
Мета: Довести до відома
слухачів інформацію про основні документи школи відповідно до, навчити їх правильному веденню, зберіганню
та використанню у практичній роботі. Довести вимоги щодо відповідальності
посадових осіб за порушення ведення і зберігання документів.
Завдання: Організувати
роботу зі слухачами протягом лекції з питань свідомого розуміння важливості
правильного і своєчасного ведення ділової документації відповідно до
нормативних вимог. Особливо це стосується книг наказів, протоколів, розкладу
занять, книг видачі документів про освіту, алфавітної книги тощо.
Очікувані результати:
Усвідомлення слухачами важливості дотримання Інструкції з ведення ділової
документації у загальноосвітніх навчальних закладах I -
III ступенів, розробка власної шкільної номенклатури справ, створення у закладі
освіти системи роботи з діловою документацією. Це повинно стати підставою для
суттєвого покращення якості управлінської діяльності, навчально-виховного
процесу.
План лекції:
1. Документообіг
2. Правила організації діловодства
та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
3. Інструкції з ведення
ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах.
3.1. Основні вимоги до
ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах.
3.2. Перелік
обов’язкової документації у загальноосвітніх навчальних закладах.
3.3. Плани загальноосвітнього навчального закладу,
їх зміст та вимоги до них.
4. Вимоги до розкладу уроків у загальноосвітньому
навчальному закладі.
5. Номенклатура справ загальноосвітнього
навчального закладу.
1. Документообіг
Докуме́нтоо́біг — це рух документів в
установі від моменту створення або від одержання зі сторони до моменту передачі
на зберігання до архіву.
Об'єм документообігу складається з вхідних,
вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного
року.
Основні етапи документообігу:
·
прийом вхідної кореспонденції;
·
обробка та реєстрація документів;
·
контроль виконання документів;
·
обробка та відправлення вихідної кореспонденції.
Загальна кількість документів кожного потоку за
певний період часу (місяць, квартал, рік) становить обсяг Д.
Безпаперовий офіс (англ. Paperless office) — або
еко-офіс, екологічний офіс. Це робоче середовище, в якому використання паперу
усунене або значно зменшене, шляхом перетворення документів та інших паперів у
цифрову форму документації. Прихильники стверджують, що «Перехід до
безпаперової форми» значно заощаджує гроші, підвищує продуктивність, економить
простір, робить листування та обмін інформацією легшими та скорішими, а
збереження особистої інформації більш безпечнішим, і це у свою чергу допомогає
навколишньому середовищу. Концепція може бути розширена документообіг поза
офісом також.
Архі́вна
спра́ва
— галузь суспільної, державної та наукової діяльності, яка охоплює
політико-правові, культурологічні та техніко-економічні аспекти збирання,
зберігання, обліку і використання архівних документів, створення та
функціонування архівних установ. Архівне діловодство складається з процедур, що
значною мірою різняться з процедурами загального діловодства. Будь архівна
система в своєму функціоналі виробляє моделювання таких процедур з повним
збереженням вимог, що пред'являються до них державним нормативним регулюванням.
Можна виділити наступні основні процеси архівної справи:
·
підготовка справ до передачі;
·
експертиза цінності документів;
·
передача і розміщення справ в архіві;
·
виділення справ до знищення;
·
виділення справ до передачі;
·
видача справ і контроль повернення;
·
підготовка архівних довідок і статистичної інформації.
Архíвне
зберéження — Збереження архівних документів. Забезпечення раціонального розміщення і
збереження документів.
Вихідн́ий
докумéнт — документ, що відправляється (Офіційний документ, що відправляється з
установи).
Порядок обробки та відправлення вихідної
документації.
Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та
відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона
відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня.
Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації
в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів
необхідно перевіряти:
·
правильність оформлення документа, розміщення на ньому
реквізитів;
·
правильність зазначення адреси кореспондента;
·
наявність усіх необхідних підписів на документі та
додатках до нього;
·
наявність віз на копіях документів, що залишаються у
справах;
·
наявність на документі позначки про додатки;
·
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Документи, що надсилаються водночас одному і тому
ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні
номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа
підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп
«Підлягає поверненню». Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно
залишати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх
другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам,
рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що
виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання
кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища
адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область,
вулиця, номер будинку.)
Вхідні
документи
Етапи документообігу
Документи, що надійшли до установи, проходять такі
етапи:
·
первинна обробка;
·
попередній розгляд;
·
реєстрація;
·
розгляд документів керівництвом;
·
направлення для виконання;
·
контроль за виконанням;
·
виконання документів;
·
підшивка документів до справ.
Попередній розгляд документів здійснюється з метою
розподілу їх на такі, що повинні бути зареєстровані, і такі, що не підлягають
реєстрації.
Діловодство
(документаційне забезпечення управління) — діяльність окремих працівників
або підрозділів щодо створення документаційно - інформаційної бази на різних
носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його
функцій у процесі здійснення управління підприємством. Документ - це засіб
закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти,
події об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Залежно від
матеріалу, що використовується для фіксування інформації, розрізняють документи
на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску
тощо.
Діловодство складається з таких двох моментів:
♦ документообігу;
♦ системи документування
Діловодство
— сукупність
процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію
роботи зі службовими документами.
Діловодство
— Робота
з документами від початку їх утворення до здачі в архів.
Основними завданнями служби діловодства є
встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне
забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої
технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Єдина
номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства:
начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву,
архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка,
друкарка, експедитор, кур’єр тощо. Значення діловодства як однієї зі сфер
управлінської діяльності визначає ряд чинників, перш за все його
універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства,
організації, фірми складають традиційні машинописні, рукописні, друковані
документи. Інформація, яку вони містять, може бути використана тільки внаслідок
здійснення ряду діловодних операцій. Діловодні операції займають значну частку
у загальному обсязі управлінської праці. Діловодство, забезпечуючи контроль за
виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та
виконавчої дисципліни. Від правильної організації діловодства залежить повнота
комплектування Національного архівного фонду. Вдосконалення діловодства
здійснюють відповідно до державних стандартів і основних положень Єдиної
державної системи діловодства (ЄДСД). Діловодство забезпечує канцелярія.
Документообіг — це рух службових
документів з часу їх створення або одержання суб’єктом документаційного забезпечення
управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення.
Документообіг в установі існує у вигляді потоків
документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками
установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання
документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).
Розрізняють потоки:
- вхідних документів (документи, які надходять з
інших (вищих) інстанцій і які скеровуються керівникам, структурним підрозділам,
окремим виконавцям);
- вихідних документів (документи, створені в
установі для скерування адресатам за її межами);
- внутрішніх документів ( документи, які створені
і циркулюють в установі та не виходять за її межі).
Будь-який
документ, незалежно від того потоку, у якому він знаходиться (проектному,
технологічному, нормативному, адміністративному, фінансовому), має прямий або
опосередкований зв’язок з продукцією підприємства. Документопотік — це потік документів, які циркулюють між пунктами
опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних
підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів
(експедицією, секретаріатом, канцелярією тощо).
Документопотік характеризується такими
параметрами:
·
змістом або функціональною належністю;
·
структурою;
·
режимом або циклічністю;
·
спрямованістю;
·
обсягом.
Стрімкий розвиток одержали технології переведення
паперових документів у електронну форму з метою реалізації електронного
документообігу. Етапи переведення документа у електронну форму:
Сканування документа і створення його електронної
копії у вигляді зображення (образ документа). У процесі сканування виконується
візуальний контроль якості.
Розпізнавання сканованих документів – переведення
зображення у текстовий документ.
Зберігання документа, переведеного у електронну
форму, має свої переваги та недоліки.
Переваги та
недоліки способів зберігання інформації
|
Спосіб
|
Переваги
|
Недоліки
|
|
Тільки текст
|
Потребує
незначної кількості дискового простору. Доступний повнотекстовий пошук
документа. Можливе повторне використання тексту при підготовці документів у
відповідь.
|
Рукописні документи не скануються. Можливе не
зовсім точне відтворення зовнішнього виду документа. Необхідний час на
верифікацію документа.
|
|
Тільки образ
|
Можна сканувати рукописи і документи поганої
якості. Економія часу на верифікації
|
|
|
Текст + образ
|
Доступний повнотекстовий пошук. Можливе повторне
використання тексту
|
Підвищені вимоги до апаратного забезпечення для
зберігання великих обсягів інформації.
|
Докуме́нт — базова теоретична
конструкція, яка відноситься до всього, що може бути збережене або
представлене, щоб служити як доказ для певної мети.
Є засобом закріплення різними способами на
відповідному матеріалі інформації про: факти, події, явища об'єктивної
дійсності та розумову діяльність людини.
Існує також інше визначення терміну: Документ (ЗУ
«Про інформацію») — матеріальний носій, що містить інформацію, основними
функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.
Документ (за П. Отле) — це будь-яке джерело
інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно
в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в
часі.
Документ (ділове укр. мовлення) — матеріальний
об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному
порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Функції
документа
ЗАГАЛЬНІ -
Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду.
Інформаційна — документ створюється для передачі
або зберігання інформації.
Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.
Культурна — засіб зв'язку між організаціями та
суспільними структурами.
Спеціальні функції[ред. • ред. код]
СПЕЦІАЛЬНІ ФУНКЦІЇ — Властиві не всім, а певним
видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних
потреб суспільства.
Управлінська — за допомогою документа виконується
управління підприємством.
Правова — за документом закріплена юридична сила.
Історична — надбання історії, матеріальне
підтвердження того, що відбувалося у світі.
2. Правила
організації діловодства та архівного
зберігання документів
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
18.06.2015 № 1000/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
22 червня 2015 р. за №
736/27181
Про затвердження Правил організації
діловодства та архівного зберігання
документів у державних органах,
органах місцевого самоврядування,
на підприємствах, в установах і організаціях
Відповідно до статті 31 Закону
України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», підпункту 2
пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою
Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228 (із змінами), НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Правила організації
діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах
місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, що
додаються.
2. Визнати таким, що втратив
чинність, наказ Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року №
16 «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної
влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»,
зареєстрований у Міністерстві юстиції України 08 травня 2001 року за № 407/5598
(із змінами).
3. Департаменту взаємодії з органами
влади та інформаційно-аналітичної роботи (Козловська Н.А.) подати цей наказ на
державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992
року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та
інших органів виконавчої влади» (із змінами).
4. Цей наказ набирає чинності з дня
його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього
наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.
Міністр П. Петренко
ЗАТВЕРДЖЕНО Зареєстровано
в Міністерстві
юстиції України Наказ
Міністерства
22 червня 2015 р.
юстиції України
за № 736/27181 18.06.2015
№ 1000/5
ПРАВИЛА
організації діловодства та
архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування,
на підприємствах, в установах і організаціях
I. Загальні
положення
1. Ці
Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і
роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в
державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в
установах і організаціях незалежно від форм власності (далі - установи).
Ці Правила
є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.
6. Керівник
установи відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку
вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від
незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення
правил користування документами.
За зміст, якість підготовки та оформлення на
належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання
документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники.
II.
Документування управлінської інформації
1. Загальні вимоги до створення управлінських
документів
1.
Створювані управлінські документи повинні відповідати правовому статусу
установи.
Право на
створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами
законодавства, положеннями (статутами) установ, положеннями про структурні
підрозділи і посадовими інструкціями.
3. Печатки
1. Право на
застосування гербових печаток (для установ, які мають право використовувати
державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи
та ідентифікаційного коду (далі - печатка установи) закріплюється у положенні
(статуті) установи і зумовлюється її правовим статусом.
На
документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується
факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис
посадової (відповідальної) особи скріплюється печаткою установи (за наявності).
4.
Датування управлінських документів
1. Датою
документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття,
реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для
протоколів).
4. На
документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка
відповідає даті останнього підпису.
5.
Погодження управлінських документів
1. У разі
виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його
обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту
документа.
6.
Затвердження управлінських документів
1.
Затвердження управлінських документів здійснюється особисто посадовою особою
(посадовими особами) відповідно до її (їх) повноважень або розпорядчим документом
установи із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого
відповідним чином.
7.
Підписання управлінських документів
1. Посадові
особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях
(статутах) установи, положеннях про структурні підрозділи, посадових
інструкціях, розпорядчому документі про розподіл обов’язків між керівником та
його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок
підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника установи та
посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.
Право
підписання документів може надаватися посадовим та іншим особам на підставі
довіреності.
8. Загальні
вимоги до тексту управлінських документів
1. Текст
управлінського документа повинен бути чітким, конкретним, лаконічним,
інформативним та відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним,
синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.
2. Текст
документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до
тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати суть
конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.
3. Під час
складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний
нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та
індивідуальних авторських рис.
4. Текст
документа оформляють у вигляді суцільного зв’язного тексту, або анкети чи
таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний
зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про
управлінські дії і використовується під час складання організаційно-розпорядчих
документів.
Суцільний
зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній)
частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета складання документа, у
другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих
випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в
якій обґрунтовується позиція установи.
9.
Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів
1.
Підготовку розпорядчого документа може ініціювати керівник установи або
будь-який структурний підрозділ.
Якщо ініціатором
підготовки розпорядчого документа є структурний підрозділ, то необхідність його
видання повинна бути обґрунтована в доповідній записці. Рішення керівника
виражається резолюцією.
10.
Засвідчення копій та витягів службових документів
1. Порядок
виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається
інструкцією з діловодства установи.
3. Інструкція з ведення ділової
документації у загальноосвітніх навчальних
закладах.
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
від 29 листопада 2013 року N 1655
Про скасування наказу Міністерства
освіти і науки України від 28 серпня
2013 року N 1239
З метою приведення нормативно-правових актів до
вимог законодавства наказую:
1. Скасувати наказ Міністерства освіти і науки України від 28 серпня 2013
року N 1239 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у
загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності" (Наказ N
1239).
2. Взяти до відома, що дія
наказу Міністерства освіти і науки України від 23 червня 2000 року N 240
"Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у
загальноосвітніх навчальних закладах I - III ступенів" поновлюється.
3. Департаменту загальної середньої та дошкільної освіти (Єресько О. В.)
протягом місяця забезпечити розроблення та погодження із заінтересованими
органами в установленому законодавством порядку типової інструкції з
діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності.
4. Департаменту організаційно-аналітичного забезпечення і взаємодії із
засобами масової інформації та громадськими об'єднаннями (Марченко А. В.) у
встановленому порядку зробити відмітку у справах архіву.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра
Жебровського Б. М.
Міністр Д.
В. Табачник
Інструкція
з ведення
ділової документації у
загальноосвітніх
навчальних закладах
I - III
ступенів
1. Основні вимоги до ведення
ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах.
1.7. Вся
ділова документація ведеться
державною мовою. У місцях
компактного проживання громадян,
які належать до національних меншин, у внутрішньому веденні ділової документації може використовуватися поряд
з державною мовою мова відповідної національної меншини
у порядку, встановленому чинним законодавством.
1.8.
Вказівки щодо оформлення записів у книгах
і журналах встановленого зразка
подані на перших сторінках цих документів.
1.9.
Всі книги та журнали (крім
класних), що ведуться у загальноосвітніх навчальних
закладах, обов’язково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником і скріплюються
печаткою.
1.10.
Ділові папери, які
надходять до загальноосвітнього навчального закладу,
чи відправляються з нього, реєструються у журналах вхідного і вихідного
листування. У вихідному листуванні (вихідній документації)
виправлення не допускаються.
Допущені виправлення у поточній
діловій документації застерігаються і скріплюються підписом відповідальної особи
та печаткою.
1.11.
Керівники загальноосвітніх навчальних закладів зобов’язані всебічно
сприяти раціоналізації, механізації
та автоматизації ділових процесів,
вживати заходів до
оснащення діловодства за допомогою
персональних комп’ютерів (ПК);
здійснювати контроль за обов’язковим дотриманням
Інструкцій з ведення ділової
документації у загальноосвітньому навчальному закладі.
1.12.
При зміні керівника
загальноосвітнього навчального
закладу вся ділова
документація передається відповідно
до Інструкції, про що
робиться запис в
акті прийому-передачі навчального
закладу.
1.13.
Після закінчення терміну
зберігання тих чи
інших документів, які не
підлягають передачі архівним
установам, списується
комісією, яку призначає
керівник загальноосвітнього навчального
закладу. На списану
документацію комісія складає відповідний акт. Списана документація
знищується.
3.1. Для складання документів повинен
використовуватися папір форматів А4 (210 х 297 мм ) та А5 (146 х 210 мм ). Складання
документів на папері
довільного формату не дозволяється.
3.2.
Зміст документів викладається стисло,
грамотно, зрозуміло і об’єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які
не несуть смислового навантаження. Довільне
скорочення найменувань установ і окремих слів не допускається.
Текст
документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить
граматично і логічно узгоджену інформацію.
3.3.
Відповідальність за зміст,
правильну підготовку та оформлення
документів покладається на
керівника навчального закладу.
3.4.
Документи повинні мати встановлені
реквізити і сталий порядок їх розміщення:
·
найменування загальноосвітнього навчального закладу;
·
ідентифікаційний код;
·
назва виду документа, заголовок тексту;
·
адресу і дату підписання документа;
·
посвідчення документа (підпис, затвердження, печатка).
3.5.
Назва виду документа
(наказ, розпорядження тощо) зазначається друкарським або
машинописним способами.
3.9.
Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що в тексті,
повинні оформлятися цифровим
способом. Елементи дати записуються трьома
парами арабських цифр
в один рядок у послідовності: число,
місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2000 року слід писати - 12.01.2000.
Якщо
порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри,
то перед нею ставиться 0. Наприклад, 5 січня 2000 року слід писати -
05.01.2000.
3.13. Затвердження документа
здійснюється двома способами:
грифом "Затверджено", або
виданням відповідного розпорядчого документа (наказу,
розпорядження тощо). Обидва
способи затвердження мають однакову силу.
3.14.
Елементами грифа затвердження є: слово "Затверджено", найменування
посади, особистий підпис, ініціали і
прізвище особи, яка затвердила документ,
дата затвердження. Гриф затвердження розміщується у правому
верхньому куті документа.
3.15.
На документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують
факти втрати грошових
коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної
особи завіряється печаткою.
3.16.
Печатка проставляється таким
чином, щоб вона захоплювала останні
кілька літер найменування посади особи,
яка підписала документ.
3.17.
Додатки доповнюють, пояснюють окремі
питання документа або документ в
цілому. Про наявність
додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед
підписом. Назва додатка у тексті
документа повинна відповідати назві самого додатка.
3.18.
Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 -3 міжрядковими
інтервалами.
3.19.
Назву виду документа друкують великими літерами. Крапка в кінці заголовка не
ставиться.
o
тексти наказів та
інших розпорядчих документів друкуються на
бланках формату А4 через 1,5 міжрядкових інтервали;
o
розпорядча частина наказів починається словом
"наказую", яке
відокремлюється від попереднього
та послідуючого текстів
2 міжрядковими інтервалами, друкують великими буквами без прогалин
від межі
лівого поля (від
нульового положення табулятора) незалежно від повноти
попереднього рядка;
3.23.
Всі накази та інші розпорядчі
документи, в тому числі протоколи
засідання педагогічної ради
нумеруються упродовж
календарного року, а
протоколи виборних органів
- у межах їх повноважень.
Основний текст
протоколу викладається по
розділам: "Слухали",
"Виступили",
"Постановили". Підписи голови та секретаря засідання на
протоколі є обов’язковими.
3.2.
Перелік обов’язкової документації у загальноосвітніх навчальних закладах.
4. Перелік
обовязкової ділової документації
5.
Основна фінансово-господарська документація
5.1.
Технічний паспорт школи.
5.2.
Інвентарні списки основних засобів.
5.3.
Акт на відведення і закріплення земельної ділянки.
5.4.
Книга складського обліку матеріалів.
5.5.
Книга обліку бібліотечного фонду.
5.6.
Відомості на видачу витратних матеріалів.
5.7.
Відомості оперативного обліку
малоцінних та швидко
зношувальних матеріалів, що знаходяться в експлуатації.
5.8.
Штатний розпис загальноосвітнього навчального закладу.
5.9.
Акти ревізій та
перевірки фінансово-господарської
діяльності.
5.10.
Організація діяльності бухгалтерій
та бухгалтерський облік здійснюється і ведеться відповідно
до нормативно-правових документів
Мінфіну України та Міносвіти і науки України.
3.3. Плани
загальноосвітнього навчального закладу, їх зміст та вимоги до них.
Єдиним документом у плануванні роботи
школи є
річний план.
Він
складається за участю педагогічного колективу, громадських організацій, відображає найголовніші питання діяльності
школи, в обов’язковому порядку
обговорюється педагогічною
радою. Річний план має виходити з
глибокого аналізу діяльності
педагогічного і учнівського колективів
і орієнтувати їх на досягнення
кінцевого результату у навчально-виховному процесі.
Розділи
річного плану доцільно
привести у відповідність до структури Закону України "Про загальну
середню освіту".
Організації виконання річного
плану служить особисте тижневе планування роботи керівників школи.
Календарне планування
навчального матеріалу здійснюється вчителем безпосередньо
у навчальних програмах.
На основі календарних вчителі
розробляють поурочні плани, структура і
форма яких визначається ними самостійно.
Поурочний план може бути складений у вигляді конспекту, тез, таблиці тощо.
Плани
роботи класних керівників, вихователів,
бібліотекарів, методичних об’єднань,
гуртків, спортивних секцій тощо складаються на період, визначений
педагогічним колективом, в довільній формі і узгоджується з заступником
директора з навчально-виховної роботи.
Планування
роботи у загальноосвітньому навчальному закладі не виключають право керівників,
педагогічного колективу на творчість, різноваріантність у виборі форм і структури планів. Вони повинні бути стислими, конкретними,
лаконічними, передбачати заходи, які обов’язково
мають бути виконаними і які можна контролювати.
4. . Вимоги
до розкладу уроків у загальноосвітньому навчальному закладі.
Навчально-виховний процес у
загальноосвітньому навчальному
закладі регламентується розкладом
уроків та позакласних занять на півріччя, які мають забезпечити рівномірне навантаження
учнів та раціональну організацію праці
педагогічного колективу.
У 9 - 11 (12) класах необхідно
практикувати здвоєні уроки з предметів,
у процесі викладання
яких проводяться лекції, семінарські заняття, заліки,
лабораторні і практичні роботи.
Факультативні заняття,
роботу гуртків, секцій,
позакласні заходи тощо слід планувати у дні з найменшою кількістю
уроків з обов’язковою перервою після основних занять.
Типовий навчальний план
загальноосвітніх навчальних закладів
з навчанням українською мовою
|
Освітні
галузі
|
Навчальні
предмети
|
Кількість
годин на тиждень у класах
|
||||
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
||
|
Мови і
літератури
|
Українська мова
|
3,5
|
3,5
|
2,5
|
2
|
2
|
|
Українська
література
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
|
|
Іноземна мова
|
3
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
|
Зарубіжна
література
|
2
|
2
|
2
|
2
|
2
|
|
|
Суспільство-знавство
|
Історія України
|
1
|
1
|
1
|
1,5
|
1,5
|
|
Всесвітня
історія
|
-
|
1
|
1
|
1
|
1
|
|
|
Основи
правознавства
|
-
|
-
|
-
|
-
|
1
|
|
|
Мистецтво*
|
Музичне
мистецтво
|
1
|
1
|
1
|
-
|
-
|
|
Образотворче
мистецтво
|
1
|
1
|
1
|
-
|
-
|
|
|
Мистецтво
|
-
|
-
|
-
|
1
|
1
|
|
|
Математика
|
Математика
|
4
|
4
|
-
|
-
|
-
|
|
Алгебра
|
-
|
-
|
2
|
2
|
2
|
|
|
Геометрія
|
-
|
-
|
2
|
2
|
2
|
|
|
Природознавство
|
Природознавство
|
2
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
Біологія
|
-
|
2
|
2
|
2
|
2
|
|
|
Географія
|
-
|
2
|
2
|
2
|
1,5
|
|
|
Фізика
|
-
|
-
|
2
|
2
|
3
|
|
|
Хімія
|
-
|
-
|
1,5
|
2
|
2
|
|
|
Технології
|
Трудове
навчання
|
2
|
2
|
1
|
1
|
1
|
|
Інформатика
|
1
|
1
|
1
|
2
|
2
|
|
|
Здоров’я і
фізична культура
|
Основи здоров’я
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
|
Фізична
культура**
|
3
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
|
Разом
|
23,5+3
|
26,5+3
|
28+3
|
28,5+3
|
30+3
|
|
|
Додатковий час на навчальні предмети, факультативи, індивідуальні заняття
та консультації
|
3,5
|
3,5
|
2,5
|
3
|
3
|
|
|
Гранично
допустиме навчальне навантаження
|
28
|
31
|
32
|
33
|
33
|
|
|
Всього (без
урахування поділу класів на групи)
|
27+3
|
30+3
|
30,5+3
|
31,5+3
|
33+3
|
|
*Загальноосвітній навчальний
заклад може обирати інтегрований курс «Мистецтво» або окремі курси: «Музичне
мистецтво» та «Образотворче мистецтво».
**Години, передбачені для
фізичної культури, не враховуються під час визначення гранично допустимого навчального
навантаження учнів, але обов'язково фінансуються.
***В межах галузі «Суспільствознавство» у 5-му
класі вивчається курс «Історія України (Вступ до історії)», у 6-му –
інтегрований курс «Всесвітня історія. Історія України».
5..
Номенклатура справ загальноосвітнього навчального закладу.
Номенклатура справ - систематизований
перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві підприємства і є
основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років)
зберігання і основним обліковим документом у діловодстві.
Номенклатура справ необхідна для:
·
швидкого пошуку
документів за їх видами;
·
розподілу
виконаних документів по справах;
·
встановлення
термінів зберігання;
·
створення
довідкової картотеки виконаних документів.
Існує три види номенклатури справ:
·
типова - обов'язкова;
·
зразкова - рекомендаційна;
·
індивідуальна.
На основі типової та примірної НД
організації розробляють індивідуальну номенклатуру справ. Відповідальність за
розробку номенклатури справ зазвичай покладається на завідувача канцелярією або
сектором діловодства, секретаріат або секретаря.
Номенклатуру справ
структурного підрозділу розробляє його керівник, залучаючи до цієї роботи
фахівців та осіб, відповідальних за діловодство.
Номенклатура справ структурного
підрозділу друкується в 3-х прим., Підписується керівником структурного
підрозділу, узгоджується з архівом установи і передається:
1 екз. - Канцелярії;
2 екз. - Структурному підрозділу;
3 екз. - В архів.
Після створення номенклатура
справ структурними підрозділами складається зведена номенклатура справ всієї
установи, яка складається з номенклатури справ всіх підрозділів, потім затверджується
керівником і погоджується з архівною установою.
У зведеній номенклатурі справ в першій графі проставляють індекси справ.
У другій графі вказують найменування
розділів номенклатури справ. Індекси розділів відповідають індексами
структурних підрозділів.
Номенклатура справ установи друкується в кількох
примірниках. Перший примірник зберігається в канцелярії, другий -
використовується канцелярією як робочий примірник; третій - знаходиться у
відомчому архіві як робочий документ; четвертий - надсилається до державного
архіву.
Номенклатура справ
вводиться в дію з 1 січня наступного року. Якщо функції і завдання
установи не змінюються, номенклатура справ може залишатися впродовж кількох
років без змін. Однак, вона підлягає перескладанню та узгодженню не рідше
одного разу на п'ять років.
Контрольні
питання до змісту лекції:
1. Назвіть посадову особу,
яка несе повну відповідальність за стан ведення ділової документації у
загальноосвітньому навчальному закладі.
а) Директор школи;
б) Заступник директора з навчально-виховної
роботи;
в) Секретар – діловод;
г) Ніхто не відповідає.
2. Книга обліку і видачі
свідоцтва про базову середню освіту,
книга обліку й видачі атестатів про повну загальну середню освіту зберігаються:
а) 50
років;
б) 75
років;
в) 25 років;
г) 10
років.
3. Відповідальність за
зміст, правильну підготовку та оформлення документів загальноосвітнього
навчального закладу покладається на:
а) Секретаря,
який друкував текст;
б) Заступника
директора, який готував текст;
в) Голову
методичної ради;
г) Керівника
навчального закладу.
4. Інструкції
з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах I - III ступенів необхідна для:
а) визначення
порядку ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю ділову документацію;
б) встановлення
правил документування діяльності загальноосвітніх навчальних закладів;
в) засвідчення
наявності та змісту управлінських дій;
г) усі твердження правильні.
Немає коментарів:
Дописати коментар